Asiantuntijan vinkit taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutukseen
Kun taloyhtiön huolto pelaa, talon arki rullaa sujuvasti. Jos huollon jälki jättää toivomisen
varaa tai palvelun hinta nousee liikaa, voi olla aika kilpailuttaa taloyhtiön huoltoyhtiö. Poimi
alta Pamiksen asiantuntijoiden vinkit huoltoyhtiön kilpailutukseen
Milloin huoltoyhtiö kannattaa kilpailuttaa?
Yleensä kilpailutus tulee ajankohtaiseksi silloin, kun taloyhtiössä herää tyytymättömyys
palvelun laatuun tai sen hinta koetaan liian korkeaksi. Huoltopalveluiden hinta voikin
kilpailutuksen myötä pudota huomattavasti, erityisesti jos aiempi sopimus on ollut voimassa
jo pidemmän aikaa.
Kilpailutus voi kannattaa myös siinä tapauksessa, että taloyhtiö haluaa muutoksia huolto-
ohjelmaan. Taloyhtiön toiveissa voivat esimerkiksi olla omat kirjaukset talvilumista ja
liukastumisista, mutta vanha ohjelma ei mahdollista niitä.
Mitä taloyhtiön pitää huomioida ennen huoltoyhtiön kilpailutusta?
Taloyhtiön tahtotila antaa raamit koko kilpailutusprosessille. Hallituksen kannattaa pohtia,
mikä nykyisissä huoltopalveluissa on toiminut ja mikä on jättänyt toivomisen varaa. Tämä
auttaa määrittämään, mitä asioita taloyhtiö haluaa huoltosopimukseen sisällyttää.
Taloyhtiön kannattaa määrittää jo tarjouspyynnöissä, millaista tietoa huoltoyhtiöltä
toivotaan. Hallitus voi esimerkiksi toivoa näkymäoikeutta huoltoyhtiön
tuotannonohjausjärjestelmään, josta näkyvät esimerkiksi taloyhtiön kulutuslukemat ja
huoltopyynnöt.
Eri huoltoyhtiöitä vertaillessa kannattaa kiinnittää huomiota myös yritysten sijaintiin.
Huoltoyhtiön on hyvä sijaita riittävän lähellä taloyhtiötä, jotta siirtymät kiinteistölle eivät
veny liian pitkiksi. Esimerkiksi vesivahingon sattuessa viivästykset voivat johtaa kalliisiin
lisävahinkoihin.
Jos taloyhtiöllä on käytössä sähköinen huoltokirja, on huoltoyhtiön kilpailuttaminen
taloyhtiöön jo valmiiksi räätälöidyllä sisällöllä on huomattavasti helpompaa ja tarjousten
sisällöt lähtökohtaisesti vastaavat toisiaan.
Aina ei ole pakko kilpailuttaa
Vaikka jokin asia taloyhtiön huollossa hiertäisi, palveluntarjoajan vaihtaminen ei ole ainoa
vaihtoehto. Yhteinen sävel voi löytyä myös nykyisen yhteistyökumppanin kanssa.
Taloyhtiön hallituksen kannattaa tuoda aktiivisesti esille, jos jokin asia huollossa ei toimi ja
pitää tarvittaessa kehityskeskusteluja huoltoyhtiön kanssa. Jos palveluun ollaan sinänsä
tyytyväisiä mutta hinta koetaan liian korkeaksi, myös palvelun hintaa voidaan pyrkiä
korjaamaan.
Näin huoltoyhtiön kilpailutus menee
Hallituksen tahtotila määrittää huoltoyhtiön kilpailutusta. Kilpailutusprosessin hoitaa yleensä taloyhtiön isännöitsijä, jonka laatimia kilpailutusasiakirjoja hallitus voi halutessaan
kommentoida.
Huoltoyhtiöiltä on yleensä helppo saada tarjouksia, joskin taloyhtiön sijainti tai pieni koko
voi toisinaan rajoittaa tarjousten määrää. Mikäli saadut tarjoukset poikkeavat pyydetyistä
tarjouspyyntöehdoista, isännöitsijä merkitsee poikkeamat hallitukselle toimitettavaan
vertailuun.
Isännöitsijä käsittelee tarjoukset yhdessä hallituksen kanssa, joka päättää, kenen kanssa
edetään haastatteluun. Lopullisen päätöksen huoltoyhtiön valinnasta tekee taloyhtiön
hallitus.
Kolme vaihtoehtoa huoltoyhtiön kilpailutukseen
Huoltoyhtiön kilpailutukseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Tarvittava aika riippuu siitä,
kuinka monta ja kuinka sitovia tarjouksia taloyhtiö toivoo saavansa. Alta löydät kolme eri
vaihtoehtoa taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutukseen.
- Kilpailutus – pieni työ
● Sopii hankkeisiin, joissa halutaan saada suuntaa antava tarjous 1-2
palveluntarjoajalta.
● Kesto noin 1-2 tuntia
● Tarvittaessa laaditaan erillinen tarjousvertailu. - Kilpailutus esiselvityksellä
● Sopii hankkeisiin, joissa halutaan saada 3-5 sitovaa tarjousta.
● Sisältää korkeintaan 3 tunnin esiselvitystyön (esim. kohdekäynti ja laajan
dokumentaation kokoaminen), tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja
tarjousvertailumuistion laatimisen.
● Esimerkiksi: yksittäiset märkätilasaneeraukset; hormikartoitus; ilmanvaihdon
nuohous, mittaus ja säätö; vuosihuoltosopimukset; palovaroittimien asennus;
kuntotutkimukset ja kuntoarviot; viemärikuvaus ja huuhtelu; suunnittelu- ja
rakennuttamispalvelut.
- Kilpailutus – laaja työ
● Sopii hankkeisiin, joissa halutaan saada 5-8 sitovaa tarjousta.
● Sisältää korkeintaan 3 tunnin esiselvitystyön (kohdekäynti), työselosteen laatimisen,
urakkaohjelman laatimisen, rakennuttajan turvallisuusasiakirjan laatimisen,
tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja tarjousvertailumuistion laatimisen sekä
tarjouksien esittelyn hallitukselle.
● Esimerkiksi: elementtisaumojen uusiminen; piha-aitojen uusiminen tai korjaus;
massamärkätilasaneeraus; huollon tai siivouksen kilpailutus; maalaustyöt.
Muista nämä kilpailutuksen jälkeen
Kun sopimus uuden huoltoyhtiön kanssa astuu voimaan, taloyhtiöllä kannattaa järjestää
kiinteistökierros, jolle osallistuvat huoltoyhtiö, hallitus ja isännöitsijä. Yhteinen käsitys
kiinteistön nykytilasta tekee yhteistyöstä sujuvampaa.
Jatkossa kaikkiin havaittuihin puutteisiin kannattaa puuttua heti. Tässä auttavat toimivat
yhteydenpitokanavat, jotka kannattaa hoitaa kuntoon heti yhteistyön alussa.
