Vinkit isännöinnin kilpailutukseen

Onko taloyhtiönne isännöitsijä vaikea tavoittaa? Onko isännöinnin hinnoittelu epäselvää, ja tuntuu että laskuja lähetellään milloin mistäkin syystä? Vai onko isännöitsijänne vaihtunut turhan tiuhaan tahtiin.. Silloin voi olla aika kilpailuttaa isännöinti. Kilpailuttaminen voi tuntua isolta urakalta, joten sen ääreen on hyvä pysähtyä hetkeksi. Tässä artikkelissa annamme asiantuntijan vinkit, mistä voi lähteä liikkeelle, kun haluaa kilpailuttaa isännöintitoimiston.

Isännöinnin kilpailutus on merkittävä prosessi, joka kannattaa suorittaa huolellisesti. Tavoitteiden määrittely, tarkka tarjouspyyntö, tarjousten huolellinen vertailu, haastattelut ja selkeä sopimus takaavat, että taloyhtiö löytää juuri oikean isännöintikumppanin.

1. Määrittele taloyhtiön tavoitteet ja tarpeet

Ensimmäisenä askeleena on taloyhtiön strategian ja odotusten selvittäminen. Onko taloyhtiössä suunnitteilla suuria remontteja? Tarvitaanko erityisasiantuntemusta taloushallinnon tai teknisen isännöinnin osalta? Taloyhtiön hallituksen tulee myös arvioida, mitä asukkaat ovat valmiita maksamaan isännöinnistä: se auttaa haarukoimaan, millaista palvelupakettia uuden isännöitsijän kanssa lähdetään pohtimaan. Osa isännöintitoimistoista on keskittynyt kevytisännöintiin, joka jättää enemmän työsarkaa hallitukselle.

Mikä nykyisen isännöitsijän kanssa ei toimi? Mikä taas sujuu kuin rasvattu? Jos nykyinen isännöitsijä ei vastaa tarpeisiin, kannattaa ensin keskustella mahdollisista parannuksista ennen kilpailutuksen aloittamista.

2. Koosta tarjouspyyntö

Jotta isännöitsijä voi tehdä taloyhtiölle kattavan tarjouksen, pitää taloyhtiön toimittaa tietyt tiedot taloyhtiön nykytilasta.

Tarjouspyyntöön selvitettäviä tietoja:

Taloyhtiön perustiedot (rakennusten määrä, ikä, kunto ja erityispiirteet)
Tavoitteet ja tarpeet isännöinnille
Nykyisen isännöinnin hyvät ja huonot puolet
Toivottu yhteistyön aloitusajankohta
Taloyhtiön tulevat kehityshankkeet ja korjaustarpeet
Keskeiset valintakriteerit, kuten henkilöstön kokemus, palvelun kattavuus, hinta ja referenssit

Tarjouspyyntö kannattaa lähettää muutamalle itseä puhuttelevalle alueellasi toimivalle isännöintiyritykselle.

3. Vertaa tarjouksia

Kun taloyhtiö vastaanottaa tarjouksen isännöitsijältä, alkaa vertailuvaihe. Hallituksen tulisi arvioida tarjoukset kokonaisvaltaisesti, ei pelkän hinnan perusteella. Tämä määrittelee, kuinka paljon työsarkaa hallitukselle jää. Tärkeitä vertailukohteita ovat:

Tarjottujen palvelujen kattavuus ja laatu
Isännöintiyrityksen kokemus ja asiantuntemus
Digitaaliset palvelut ja asiakaspalvelun saatavuus
Yhteistyökumppaniverkoston laajuus
Referenssit ja aiemmat asiakaskokemukset

4. Haastattele lupaavimmat ehdokkaat

Kun tarjousten joukosta on poimittu ne potentiaalisimmat vaihtoehdot, valittujen isännöintitoimistojen kanssa kannattaa järjestää haastattelut, joissa voidaan tarkentaa palvelun yksityiskohtia ja arvioida yrityksen toimintatapoja. Tapaamisessa pääsee tapaamaan myös isännöitsijää ja voi tunnustella, miten yhteistyö lähtee sujumaan. Keskeisiä kysymyksiä ovat:

Miten viestintä isännöinnin ja taloyhtiön hallituksen välillä toimii?
Miten yritys tukee taloyhtiön taloudellista suunnittelua ja strategista kehitystä?
Miten isännöintiyritys huolehtii kiinteistön arvon säilyttämisestä?
Mitä digitaalisia työkaluja käytetään ja miten ne hyödyttävät taloyhtiötä?

5. Tee valinta ja solmi isännöintisopimus

Selvitystyön jälkeen hallituksen tulee päättää isännöintiyrityksen valinnasta kokouksessa ja kirjata valinta pöytäkirjaan. Sopimusneuvotteluissa kannattaa varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät palvelun sisällön, hinnoittelun ja vastuut. Sopimuksessa tulisi määritellä:

Isännöitsijän päivittäiset tehtävät ja toimintamallit
Erillisveloitettavat lisäpalvelut ja niiden hinnat
Sopimuksen irtisanomisehdot

6. Varmista sujuva yhteistyö

Onnistunut yhteistyö edellyttää selkeää viestintää ja jatkuvaa arviointia. Taloyhtiön hallituksen kannattaa pitää vuosittain kokous, jossa käydään läpi palvelun toimivuus ja mahdolliset kehitystarpeet.