Vinkkejä onnistuneeseen taloyhtiön yhtiökokoukseen
Taloyhtiöiden jokakeväiset yhtiökokoukset ovat parhaillaan käynnissä. Sujuva kokous lienee kaikkien toiveissa, niin läsnä oleville kuin etänä linjojen kautta osallistuville osakkaille. Näillä vinkeillä järjestät onnistuneen taloyhtiön yhtiökokouksen.
Yhtiökokouskutsut
Taloyhtiön yhtiökokous on pidettävä vähintään kerran vuodessa kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokouskutsu tulee toimittaa osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta ja kutsun sisällöstä säädetään laissa.
Hallituksen kannattaa jo hyvissä ajoin ennen kutsun lähettämistä kehottaa kaikkia osakkaita siirtymään sähköiseen viestintään, jolloin kokouskutsu voidaan toimittaa sähköpostitse. Monisivuisen kokouskutsun postittamisesta voi aiheutua taloyhtiölle yllättävän paljon tulostus- ja postikuluja.
Maanmittauslaitos vastaa nykyään osakkaiden yhteystietojen ylläpidosta, joten osakkaiden kannattaa ilmoittaa sähköpostiosoitteensa sinne täällä: https://www.maanmittauslaitos.fi/osakehuoneiston-omistajan-yhteystiedot
Valmistautuminen yhtiökokoukseen
Jotta ihmisten energia ja aika ei kuluisi väittelyyn ja jokaisella olisi ymmärrys kokouksen kulusta, kannattaa taloyhtiön yhtiökokouksen esityslistan laatimiseen paneutua ajatuksella ja hallituksen kannattaa varautua jo etukäteen seuraaviin asioihin.
Yhtiökokouksen kulku
Yhtiökokouksessa voidaan lain mukaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu varsinaisessa yhtiökokouskutsussa. Kokouksen puheenjohtaja ohjaa keskustelua, jakaa puheenvuorot ja päättää keskustelut. Asiat käsitellään yksi kerrallaan siinä järjestyksessä, kuin ne on esitetty.
Esityslistalta mahdollisesti löytyvä osio ”muut käsiteltävät asiat” on tarkoitettu ainoastaan keskustelulle eikä osion aiheista voida tehdä päätöksiä. Osio jätetään yleensä aivan kokouksen loppuun keskustelun ohjaamiseksi. Puheenjohtajan on myös tässä vaiheessa hyvä pitää napakasti kiinni puheenvuorojen jakamisesta. Yhtiökokouksesta tehdään yhtiökokouspöytäkirja, joka toimitetaan osakkaille.
Tilinpäätöksen läpikäynti kokouksessa
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa päättää etukäteen, millä tarkkuudella taloyhtiön tilinpäätös käydään kokouksessa läpi. Koska tilinpäätös toimitetaan kokouskutsun mukana ja osakkaat voivat tutustua siihen jo ennen kokousta ja esittää siitä kysymyksiä, ei yksityiskohtainen esittely yleensä ole järkevää.
Talousarvion ja vastikkeiden esittely
Paineita taloyhtiöiden vastikkeiden nostoon on yhä johtuen monen kustannuslajin noususta. Jos vastikkeita joudutaan nostamaan, kannattaa esitellä kokouksessa ne kulut, jotka ovat nousseet edellisvuodesta. On hyvä muistaa, ettei nousseita kuluja voida kattaa lainarahalla, vaan riittävän suuruisella hoitovastikkeella.
Taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys eli KPTS
Lain mukaan hallituksen tulee esittää yhtiökokoukselle vuosittain kunnossapitotarveselvitys eli arvio taloyhtiön tulevista kunnossapito- ja korjaustarpeista seuraavalle viidelle vuodelle. Tästä syntyy usein keskustelua, joten hallituksen on hyvä valmistautua perustelemaan esitystään.
Hallituksen valitseminen
Mahdollisuuksien mukaan hallituksen ja isännöitsijän kannattaa selvittää osakkaiden kiinnostusta lähteä mukaan hallitukseen jo ennen kokousta – varsinkin jos tiedetään, että hallituksesta on jäämässä jäseniä pois. Samoin kannattaa selvittää osakkaiden kiinnostusta toimia turvallisuuspäällikkönä ja/tai väestönsuojahoitajana mikäli nämä tehtävät taloyhtiöstä löytyvät.
Osakkaiden on myös itse hyvä pohtia etukäteen kiinnostustaan lähteä mukaan hallitustyöskentelyyn tai taloyhtiön turvallisuusasioita hoitavaksi henkilöksi. Tämä nopeuttaa kokousta, kun aikaa ei kulu vapaaehtoisten hakemiseen.
Hallituksen esitys urakan aloittamisesta
Jos yhtiökokouksessa esitetään johonkin urakkaan ryhtymistä, kannattaa esitys urakasta toimittaa jo kokouskutsun mukana. Kokoukseen voi olla hyvä kutsua paikalle urakan suunnittelija tai urakoitsija, joka osaa usein vastata osakkaiden teknisiin kysymyksiin täsmällisemmin kuin isännöitsijä tai hallituksen jäsenet. Tämä vähentää ihmisten epävarmuutta ja lisää luottamusta hallituksen ja isännöitsijän työskentelyyn, sekä esitettävään urakoitsijaan.
Riidanalaiset asiat
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa valmistautua mahdollisten riidanalaisten aiheiden käsittelyyn tilaamalla aiheesta lainopillinen lausunto. Lausunnon voi toimittaa osakkaille kokouskutsun liitteenä jolloin siihen on helppo viitata kokouksessa. Jos epäilyttää, että kokouksesta on mahdollista tulla erityisen riitaisa, paikalle voidaan myös pyytää kiinteistölakimies vastaamaan kysymyksiin.
Kokouksen päätöksistä tiedottaminen
Yhtiökokouksen päätöksistä kannattaa tiedottaa osakkaille mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Oleellista tietoa ovat esimerkiksi vastikkeiden ja käyttökorvauksien määrät sekä hallituksen kokoonpano.
